АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ

СУДЖАНСКОГО РАЙОНА.

Адрес:  307800 г. Суджа, ул. Ленина, д.3,  кабинет № 8.

телефон  8-47143-2-14-87;

Начальник отдела Волкова Елена Михайловна.

График приема: понедельник, вторник с 08-00 до 17-00, перерыв с 12-00 до 13-00, выходные: суббота, воскресенье.

       Отдел  в своей  деятельности руководствуется  Конституцией  Российской Федерации,    законами    Российской    Федерации,    нормативными    правовыми    актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации,  законами Курской области, Уставом муниципального района «Суджанский район»,  нормативными правовыми   актами  Администрации Суджанского  района  Курской  области, Представительного Собрания Суджанского района Курской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного Управления Курской области, Кодексом этики и служебного поведения муниципальных служащих Администрации Суджанского района Курской области, Правилами внутреннего трудового распорядка Администрации Суджанского района, порядком работы со служебной и секретной информацией, основами делопроизводства, правилами и нормами охраны труда и правилами пожарной безопасности, а также настоящим  Положением.   

Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

1. Обеспечение   сохранности   архивных   фондов   и   архивных   документов, являющихся  муниципальной  собственностью  и  входящих  в  состав Архивного  фонда Курской области, а также иных архивных документов.
2. Осуществление  учета  документов,   принятых  в   Отдел;   представление  в установленном порядке учетных данных в архивное Управление Курской области.
   1. Комплектование Отдела документами Архивного фонда Курской области.
3. Обеспечение    условий  для    всестороннего    использования    документов Архивного   фонда  Курской   области   и  иных   архивных  документов   юридическими  и физическими лицами, а также самостоятельного использования, включая информационное обслуживание органов местного самоуправления Суджанского района и других органов власти, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан.

      Основные функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1.          Обеспечивает постоянное хранение:

1.1.     Архивных  фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности:

Представительного Собрания Суджанского района Курской области, Администрации Суджанского района Курской области и ее структурных подразделений с момента их образования;

представительных органов и администраций городских и сельских поселений Суджанского района с момента их образования;

учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Суджанского района.

1.2. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных  в  установленном  порядке  в  состав Архивного  фонда Курской  области, общественных объединений, расположенных на территории Суджанского района.

1.3. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных  видах   носителей,   переданных  на  законном   основании  в  муниципальную собственность.

1.4.      Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей.

             1.5. Научной литературы, кинофотофонодокументов и видеозаписей.

             1.6. Учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.

2.     Обеспечивает временное хранение:

2.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Суджанского района, на основании соответствующего договора.

2.2. Документов на любых видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной    собственностью   Курской   области,   в   том   числе   образовавшихся   в деятельности   органов   государственной   власти   области,   учреждений,   организаций   и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Суджанского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.

2.3. Архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определенных в договоре между собственниками документов и Отделом.

2.4. Архивных   документов,   в   том   числе   документов   по   личному   составу ликвидированных   органов   местного   самоуправления   и   муниципальных   организаций, перечисленных в п. 3.1.1. настоящего Положения.

2.5. Архивных   документов,   в   том   числе   документов   по   личному   составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действующих на территории Суджанского района, на условиях  и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, предоставляя в установленном порядке учетные сведения в архивное управление Курской области.

4. Разрабатывает и  ведет в  соответствии с действующими правилами  списки юридических и физических лиц - источников комплектования Отдела, документов которые подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.

5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; к выявлению и получению из архивов других муниципальных   образований, областных государственных   архивных учреждений, российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.

6. В    установленном    порядке    проводит    экспертизу    ценности    документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в Отделе.

7.     Участвует в мероприятиях по развитию сети архивов организаций – источников комплектования Отдела и совершенствованию их работы.

8.        Осуществляет    организационно-методическое    руководство    деятельностью архивов   (архивных   служб)   и   организацией  документов  в   делопроизводстве   органов местного    самоуправления,    муниципальных    организаций;    оказывает    содействие    в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, и иным организациям, действующим на территории Суджанского района, включая:

проведение проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской области и находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования Отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов, по личному составу;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях -источниках комплектования Отдела;

рассмотрение и согласование положений об архивах, хранящихся в организациях -источниках комплектования Отдела;

рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела описей по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном архивным управлением Курской области;

оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям - источникам комплектования Отдела и другим юридическим лицам.

9.     Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе документов,   входящих   в   состав   Архивного   фонда   Курской   области   и   являющихся муниципальной собственностью, в другие муниципальные архивы области или областные государственные архивные учреждения.

10. Осуществляет    комплекс    мер    по    улучшению    физического    состояния документов, принятых на хранение в Отдел.

11. Изучает    общественные    потребности    в    ретроспективной    документной информации, исследует эффективность использования документов Отдела, информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации и другие заинтересованные организации о документах, хранящихся в Отделе, для их всестороннего использования.

12. В    установленном    порядке    исполняет    различного    характера    запросы юридических и физических лиц по документам Отдела.

13. Организует и проводит документальные выставки, школьные уроки, экскурсии и   другие   виды   деятельности   по   информационному   обеспечению   Отдела,   а   также информирует о документах Отдела через средства массовой информации и иным способом.

14. Создает с учетом потребностей использования информационные сети, банки и базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов Отдела.

15.      Осуществляет  по   согласованию   с  Администрацией   Суджанского  района подготовку к изданию и издание документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы, в том числе и с участием научных и иных учреждений.

16.       Обеспечивает    соблюдение    организациями-источниками    комплектования Отдела установленных законодательством об  архивном деле и иными нормативными актами правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов; своевременно информирует архивное управление Курской области в сфере архивного дела о выявленных в ходе проверок   и   посещений   органов   и  организаций   фактах   нарушения  правил  хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов.

17.     Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.

18.       Сотрудничает   с   российскими   архивами   и   архивами   Курской   области, архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации    федеральных,    областных,    муниципальных    и    иных    научно-культурных программ, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.

19.     Организует и проводит научные конференции, совещания, семинары, в том числе   и   с   участием   представителей   других   муниципальных   архивов,   областных государственных архивных и научных учреждений.

20.      Представляет в архивное управление Курской области отчеты и статистическую   информацию   по   установленной   форме,   в   том   числе   и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

21.       Осуществляет   методическое   руководство   и   контроль   за   соблюдением установленного    порядка    работы    с    документами    в    структурных    подразделениях Администрации Суджанского района.

22.     Реализует отдельные государственные полномочия Курской  области в сфере архивного    дела,     предоставленные     Законом     Курской     области,  Администрации Суджанского района Курской области.

23.         Осуществляет      иные      функции     в      соответствии      с     действующим законодательством.